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Vantagens e desvantagens de contratar uma consultoria

Categoria: Ferramentas de Gestão  

 

Vantagens e desvantagens de contratar uma consultoria

Introdução

O clima de competitividade é cada vez maior. As empresas confrontam-se com a necessidade de reação imediata aos novos desafios. Isso implica, muitas vezes, alterações na estrutura da própria empresa. Nessa altura, recorrer a uma consultora pode ser a forma mais rápida e eficiente de melhorar o seu negócio. Um caminho que pode parecer fácil, mas que tem também os seus riscos. Antes de decidir é preciso fazer uma avaliação interna e ter em mente as vantagens e desvantagens de contratar uma consultora.

Devo ou não contratar uma consultora?

Antes de decidir se uma consultora é a solução ideal para o seu problema, deve responder a uma série de questões que ajudam a clarificar as suas opções:
  • Qual o problema a resolver na sua empresa?
  • Existem recursos internos para a resolução desse mesmo problema?
  • É realmente necessário proceder a um trabalho de consultoria?
  • Se sim, é melhor fazê-lo internamente ou recorrer a especialistas externos?

Da decisão à ação

Consciente dos problemas que a empresa enfrenta e da necessidade de recorrer à consultoria externa, prepare-se para ter um papel ativo durante todo o desenrolar do processo.

Uma empresa não deve recorrer a uma consultora para se demitir das suas responsabilidades. Acontece que alguns gestores, ao não quererem assumir uma decisão ou a não quererem arriscar a sua reputação, optam por contratar serviços externos e descartam-se das suas responsabilidades.

A partir do momento em que uma empresa decide contratar uma consultora, sabe que quaisquer que sejam os resultados, estes devem ser partilhados.

O que deve perguntar ao consultor antes de o contratar

Antes de mais, a sua responsabilidade passa por garantir que a equipa de consultores que contrata reúne as competências adequadas à resolução do seu problema. Procure saber:
  • Qual é a experiência em projetos de consultoria?
  • Em que outras empresas e projetos mostrou já a sua competência?
  • Já esteve envolvida em projetos do mesmo tipo?
  • Quais são as suas qualificações para o desenvolvimento do projeto?
  • Que tipo de solução é que a equipa pretende implementar? Uma solução-padrão ou adaptada às especificidades da sua empresa?

Vantagens

A experiência comprova que a presença de um consultor externo pode trazer os seguintes benefícios:
  • Objetividade - uma visão externa, sem vícios nem idéias pré-concebidas da empresa (especialmente importante na fase de diagnóstico);
  • Coragem para tomar decisões - os consultores limitam-se à tomada de decisões racionais, enquanto os colaboradores da empresa tendem a tomar mais decisões emocionais e políticas;
  • Competência e experiência da equipa de consultores;
  • Capacidade de comparação com realidades de outras empresas na mesma área de negócio;
  • Capacidade de implementação - só no caso das consultoras operacionais que acompanham a implementação das suas soluções, pois as consultoras de estratégia ficam pela fase do diagnóstico;
  • Rapidez de resultados - a equipa de consultores contratada compromete-se a apresentar resultados num determinado período de tempo. Além disso, sente mais a pressão devido à relação cliente/fornecedor, ao contrário do que aconteceria com uma equipa interna;
  • Parceria com o cliente - união do know-how interno com a experiência externa;
  • Disponibilidade - dedicação exclusiva de uma equipa de consultores a um determinado projeto. Depois dos anos áureos do downsizing, os quadros internos de pessoal das empresas dificilmente poderiam dedicar-se a um projeto de análise interna e comprometer-se com resultados e prazos.

Desvantagens e riscos

Ao assumir a contratação de uma equipa externa, é necessário ter também em mente as dificuldades e riscos que pode enfrentar:
  • Desconforto - os consultores ignoram questões emocionais e políticas (embora comecem já a surgir preocupações neste sentido) que pode ter repercussões negativas a médio e mesmo a longo prazo, já que algumas medidas têm um tempo de gestação superior à vida do projeto;
  • Sentimento de dependência - quando da saída dos consultores;
  • Os consultores podem ter uma visão demasiado artificial do negócio;
  • Expectativas irrealistas - no caso de objetivos mal definidos à partida;
  • Desresponsabilização da equipa de gestão da empresa - os consultores não estão na empresa para substituir a equipa de gestão, mas antes para trabalhar em conjunto com ela;
  • Desmoralização da equipa interna - a entrada de consultores externos pode dar a idéia de que a administração perdeu a confiança e desvaloriza os seus empregados;
  • Custos elevados.

Custos versus benefícios

Para além de verificar se a equipa de consultoria corresponde às suas necessidades, é crucial certificar-se se o projeto é financeiramente viável para a empresa. Para isso, deve calcular o retorno do investimento e por frente a frente custos e benefícios.

O custo de um projeto de consultoria oscila entre as centenas e largos milhares de contos e não demora nunca menos que três meses.

O preço depende de quatro fatores-chave:
  • O prestígio da consultora;
  • O número de departamentos a ser analisados;
  • O tempo do projeto;
  • A inclusão ou não de serviços paralelos (ex: formação).
Nem sempre é fácil calcular o ratio custo/ benefício por isso o ideal é ser a consultora a determiná-la. A verdade, no entanto, é que são poucas a fazê-lo.

Como otimizar a presença de um consultor

Ainda assim, existem formas de tirar o máximo partido da presença de uma equipa de consultores na sua empresa. Para isso:
  • Faça um ponto de situação da empresa o mais claro e objetivo possível, para que não haja dúvidas e a equipe de consultores possa estar bem ciente dos problemas com que vai ter de lidar.
  • Defina os objetivos, os prazos e a periodicidade das reuniões para se inteirar do andamento do projeto.
  • Exija total abertura e franqueza por parte dos consultores de forma a que estes ataquem o cerne das questões sem constrangimentos.
  • Mantenha um contacto constante com os consultores para não perder o controlo do projeto e ir informando a administração acerca dos seus progressos.

Conclusão

São muitos os casos em que a contratação de uma consultora acaba por ser uma história de insucesso. Não se deixe enganar com soluções fáceis, imediatas e que fazem variar o resultado final do montante que a sua empresa está disposta a pagar. Quando a esmola é grande, é mesmo caso para desconfiar.

Não deixe que os problemas que tem para resolver se avolumem. Contratar uma consultora quando os problemas já ganharam uma grande dimensão pode ser dinheiro deitado fora. As consultoras ajudam, mas não fazem milagres.

Tenha em mente que durante todo o processo é necessário acompanhamento e partilha de responsabilidades com a equipa de consultores. Afinal, quem tem de decidir é sempre a empresa e, para isso, deve estar a par de tudo o que se passa. Não espere que uma consultora seja a cura para uma série de problemas que só a própria empresa pode resolver.

Glossário
  • Auditor: inspetor externo que analisa a contabilidade da empresa, averiguando se esta corresponde ao seu verdadeiro estado financeiro. Ao verificar as contas da empresa, elabora um relatório que serve de orientação para os anos seguintes.
  • Consultor: especialista externo que identifica, analisa e soluciona os mais variados problemas operacionais da empresa. Para isso, tem acesso a informação privilegiada e confidencial, fornecida pela própria equipa de gestão da empresa.
  • Downsizing: processo de redução de custos através do emagrecimento da estrutura de recursos humanos da empresa.
Bibliografia
  • Ashford, Martin, Con tricks: the shadowy world of management consultancy and how to make it work for you, Schuster Intl., 2000
  • Hurd, Stan, The consultant's role: a handbook for consultants and those who use them, FINA Corporation, 2000
Referências

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