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Como conceber
um sistema de informação na empresa
Conceito
A informação sempre foi importante, essencial mesmo, para a
tomada de decisão e, portanto, para qualquer ato de gestão.
Mas hoje, o volume de informação disponível conheceu um
crescimento exponencial. Atualmente não há falta de
informação mas sim excesso de dados. Uma conseqüência desta
realidade é que é preciso organizar essa mesma quantidade de
dados. E é para isso que existem os Sistemas de Informação.
O que é um Sistema de Informação e o que deve conter? Podem
dar-se várias definições de sistemas de informação mas, mais
importante do que um rótulo fixo, é importante compreender
do que é que falamos quando pensamos nesta realidade,
presente nas organizações e nas empresas, sejam elas grandes
ou PME. Trata-se de um conjunto, composto por várias
componentes como computadores, pessoas, processos, etc., que
permite produzir, recolher e armazenar dados. E esses dados
constituem a informação que é essencial para a grande
maioria das tomadas de decisão, nomeadamente quando se está
a gerir uma empresa.
Assim definido, um Sistema de Informação engloba vários
elementos:
- hardware: todos os equipamentos
informáticos que permitem recolher, tratar e armazenar
os dados; estamos aqui a falar, essencialmente do
conjunto de computadores da empresa.
- software: o conjunto de programas
informáticos que permitem, por um lado, tratar os dados
presentes, transformando-os em informação e, por outro
lado, funcionar com os equipamentos, com as componentes
do computador.
- organização: também pode - e deve - ser
considerada como uma componente do sistema de informação
já que é um fator essencial; representa a maneira como
são organizados os processos e as pessoas para a
recolha, o tratamento a armazenagem da informação.
- pessoas: fazem parte dos sistemas de
informação na medida em que são os recursos humanos que
estão vocacionados para tudo o que tem a ver com a
informação (recolha, tratamento utilização), no seio da
organização, ou seja são todos os colaboradores.
- output: trata-se do produto final,
depois das fases de recolha, de tratamento e de
armazenagem dos dados, ou seja é a informação, arrumada
de forma lógica e útil para a empresa e também de fácil
acesso.
ObjetivosQuais os objetivos que a empresa pretende
atingir quando instala e põe a funcionar um Sistema de
Informação? A informação é um recurso vital, ao mesmo nível
que os recursos humanos ou os financeiros. De forma simples,
o sistema de informação deve ser capaz de ajudar a empresa a
atingir os seus objetivos. As finalidades principais dos
sistemas de informação numa empresa são:
- Recolher, selecionar e tratar os dados para servirem
de suporte à decisão
- Proporcionar regularmente informação a todos os
níveis da gestão
- Acrescentar valor à empresa.
A melhor coisa a fazer, quando se definem objetivos numa
organização, é que estes sejam claros, se possível
mensuráveis e concisos. Assim, numa abordagem mais global,
os Sistemas de Informação devem ter por finalidade fornecer
dados organizados, de forma a ajudar os gestores e
decisores, sejam eles de topo, intermédios / de coordenação
ou ao nível operacional, a tomar as decisões certas
rapidamente e com um mínimo de risco. Podem-se, em seguida,
definir objetivos específicos para os vários departamentos e
níveis hierárquicos da empresa. Neste ponto é essencial ter
em mente que os objetivos específicos de cada departamento
não podem contradizer os objetivos globais mas devem
reforçá-los.
Os sistemas de informação, se bem concebidos e bem
trabalhados numa empresa podem trazer vantagens aos mais
variados níveis. Por exemplo:
- Reduzir custos
- Aumentar a oferta
- Melhorar a satisfação dos clientes
- Detectar nichos de mercado
- Melhorar a qualidade dos produtos e serviços
- Etc.
Concepção
A base de qualquer sistema deste tipo é a sua divisão em
sub-sistemas. De fato, não faz sentido concentrar toda a
informação num só ponto. É preciso arrumá-la de forma a
estar acessível e ser útil para que precise dela, dentro da
empresa. Não se pode estabelecer de forma definitiva e
indiscutível qual a melhor concepção de um Sistema de
Informação para toda e qualquer empresa. A construção de um
sistema de recolha, tratamento, armazenagem e
disponibilização de dados importantes para a empresa vai
depender de muitos fatores como sejam o sector de atividade
ou o estilo de gestão, entre outros. No entanto, podem-se
definir duas grandes formas de pensar e, posteriormente de
organizar, o sistema de informação de qualquer organização.
Assim, os sistemas de informação podem ser divididos em
sub-sistemas de informação segundo dois critérios:
- as unidades de negócio da organização:
trata-se de organizar os sub-sistemas em função dos
diferentes produtos e serviços fornecidos por uma
empresa. Por exemplo, uma empresa do ramo alimentar pode
ter um Sistema de Informação para as bolachas, outro
para os enlatados, outro para os refrigerantes, etc.
Este tipo de organização do Sistema de Informação faz
mais sentido para empresas maiores ou empresas onde
existe um elevado grau de autonomia nas várias unidades
de negócio.
- as funções tradicionais da gestão: trata-se
de organizar os sub-sistemas em função das áreas da
gestão: comercial, produção, financeira, de recursos
humanos, administrativa, de marketing, mas também de
compras e gestão global. Uma divisão desta forma faz
mais sentido para empresas mais pequenas. Este
sub-sistema justifica-se porque as necessidades de
informação de cada uma destas funções são muito
diferentes.
Outras regras
Qualquer um destes sub-sistemas pode, por sua vez ser
dividido em sub-áreas, segundo a dimensão e as necessidades
da empresa.
Para que um sistema assim construído - segundo qualquer uma
das duas ópticas - seja efetivamente eficaz, é indispensável
que esteja assegurado o rápido intercâmbio de informação
entre os vários sub-sistemas. Estes não podem nem devem ser
estanques. O cruzamento da informação permite retirar do
processo todo o seu potencial para uma gestão global eficaz
da organização. Só assim, os diversos departamentos ou
unidades de uma empresa se podem complementar e deslocam-se
todos na mesma direção.
Assim, os sub-sistemas devem
- responder às necessidades específicas de informação
dos decisores das diferentes unidades de negócio ou das
diferentes áreas da gestão (dependendo de qual dos dois
modelos expostos anteriormente foi escolhido) integrando
também os dados de outras áreas que forem relevantes.
- responder às necessidades globais de informação da
gestão de topo agrupando e estruturando os vários tipos
de dados de forma a permitir uma visão de conjunto
As três funções de um Sistema de Informação
- A recolha de informação: os dados relevantes
para a ajuda na tomada de decisão nos vários níveis da
empresa podem ser
- externos (a informação que chega à empresa como
faturas, propostas, etc. e a informação presente no
exterior como estudos, dados sobre a concorrência, etc.)
- internos (relatórios, análises internas, etc.).
Para os recolher, pode-se recorrer a dois grandes
métodos:
- observando e realizando inquéritos ou questionários
cujas questões estão orientadas para a avaliação da
situação.
- recolhendo informação existente tanto na empresa
como no exterior, como sejam estudos, artigos
publicados, livros, etc.
- Tratamento da informação: a fase de
tratamento dos dados compõe-se de duas etapas:
- correção se os dados não tiverem corretos ou se se
apresentarem num suporte diferente do utilizado no
Sistema de Informação (papel em vez de suporte
magnético, por exemplo)
- codificação no computador de forma a que obedeçam à
mesma lógica para toda a empresa; aqui podem ser
utilizados modelos estatísticos para adequar os dados às
necessidades da empresa
- Armazenamento da informação: a empresa ou
organização deve guardar a informação (em suporte
magnético) de modo a poder reencontrá-la facilmente e
utilizá-la. Podem ser criadas várias bases de dados em
função das necessidades da empresa. Finalmente, é
importante não esquecer a constituição de back-ups
de segurança. O volume de informação que uma
organização encerra no seu Sistema de Informação é uma
mais-valia preciosa. Perder esses dados ou passá-los
para a concorrência pode ser extremamente grave ou até
mesmo fatal para a empresa. Por isso, no campo da
segurança, todo o cuidado é pouco.
Bibliografia
- Rascão, José; Sistemas de Informação para as
Organizações; 2001; Edições Sílabo
- Amaral, Luís; Planeamento de Sistemas de Informação;
2000; C A-Editora Informática
- Cassidy, Anita; A Practical Guide to Information
Systems Strategic Planning; 1998; CRC Press - St. Lucie
Press
- Cassidy, Anita e Guggenberger, Keith; A Practical
Guide to Information Systems Process Improvement; 2000;
CRC Press
Referências
Portugal Telecom:
www.ptsi.pt
Motivus:
www.motivus.pt
Multibase;
www.multibase.pt
Systemhouse:
www.systemhouse.pt |
