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Como fazer um
plano de operações
Introdução
Tanto para uma empresa fabricante de produtos como para uma
fornecedora de serviços, é necessário efetuar um plano de
operações. Não é suficiente saber qual o produto ou serviço
finais que se pretende propor aos clientes, é também preciso
haver, na empresa, uma série de procedimentos definidos.
Evita-se, desta forma, uma série de descoordenações e mesmo
de incoerências no funcionamento da empresa, e evita-se, por
essa razão, uma série de custos desnecessários
Saber o que deve conter Um plano de operações é um
documento que deve descrever com bastante pormenor todas as
tarefas necessárias à fabricação de um produto ou à
prestação de um serviço. E isto desde o início até ao fim,
tipicamente desde a recepção dos diversos materiais até à
armazenagem do produto, se estivermos a falar de produção de
um bem físico. Graças a esta listagem será possível prever,
por um lado o tempo que vai demorar a realizar a operação e,
por outro, quantas pessoas serão necessárias para efetuar a
tarefa. A lista dos elementos essenciais que devem constar
para cada tarefa são:
- A descrição
- O tempo necessário
- Os recursos humanos necessários
- Todos os materiais que serão incorporados
- O equipamento que é preciso para as várias fases do
processo
- Como devem ser quantificados os resultados
- Como deve ser feito o controlo
Saber quais as questões fundamentais Mas um plano
de operações não se deve limitar a uma descrição. Deve ir
mais longe e analisar cinco questões fundamentais:
- Quais as várias tarefas do processo: são essenciais
ou importantes? Podem ser eliminadas ou simplificadas?
- Como é executada cada tarefa: os equipamentos,
processos e métodos são os mais eficazes? Existe margem
para alterar a forma como é realizada a tarefa, de modo
a reduzir custos?
- Quem executa as tarefas? Devem ser pessoas
especializadas ou não? Podem elas também fazer outras
tarefas simultaneamente?
- Quando é feita cada tarefa: Existem tempos de espera
desnecessários? Quanto tempo leva a executar cada
tarefa? Existe coordenação no tempo entre as várias
fases do processo?
- Onde é realizada cada tarefa? Os equipamentos estão
no melhor sítio? Perde-se tempo na deslocação de
materiais e pessoas? O lay-out é o melhor
possível?
Calcular o ciclo de produção
O tempo que demora a executar cada fase da operação é uma
variável extremamente importante e é frequentemente um
elemento que pode ser melhorado de forma a reduzir
substancialmente os custos de produção. O ciclo de produção
indica o total do tempo necessário - normalmente medido em
número de dias - para completar a fabricação de um produto
ou a prestação de um serviço desde o momento zero, ou seja
desde que se encomendam as matérias-primas necessárias. A
idéia é avaliar quanto tempo demora cada uma das fases e
qual a ordem pela qual elas devem ser feitas. Este cálculo,
baseado na separação das várias tarefas, permite também
planear, podendo começar uma tarefa posterior antes de uma
anterior, se a primeira demorar mais tempo.
Uma análise dos tempos improdutivos é essencial para
melhorar a produtividade da empresa.
Este documento é essencial para uma efetiva gestão de
estoques, tanto de matérias-primas como de produtos
acabados. Quanto mais estoques, menos capacidade
instalada deverá ter a empresa. Mas isto também depende do
prazo de entrega que se dá aos clientes. Se este for muito
elevado e o tempo de fabricação curto, a necessidade de
armazenamento é mínima. No limite, a técnica do
just-in-time permite zero estoques mas obriga a
uma coordenação perfeita entre a empresa e os seus
fornecedores.
Obviamente que este problema não se coloca para uma empresa
prestadora de serviços. No entanto o estudo da duração de
cada tarefa é igualmente essencial.
Identificar os custos mais importantes Para
construir um plano de operações com rigor é necessária uma
série de informações, tais como qual o volume das encomendas
de clientes em carteira e qual a previsão das vendas de
forma a ter estoques para as satisfazer.
Além disso, um plano de operações é um documento essencial
para conseguir diminuir os custos de fabricação ou de
produção. Para isso, é útil efetuar a decomposição de custos
como, por exemplo, a seguinte:
- Custos devidos ao aumento do ritmo da produção:
- Custos do pagamento das horas extraordinárias ou
dos turnos de produção adicionais.
- Custos de subcontratação de mão-de-obra
adicional.
- Custos decorrentes da alteração do número de
trabalhadores:
- Custos do reforço do número de trabalhadores
(custos administrativos, salários e encargos
sociais).
- Custos das indenizações a pagar se houver
redução do número de trabalhadores.
- Custos ligados à alteração do volume de estoques
- Diminuição: custos de ruptura e de diminuição da
qualidade de serviço ao cliente
- Aumento: Custos de armazenagem, aumento da
probabilidade de obsolescência e deterioração e
custo de oportunidade.
- Custos de subcontratação da produção.
Implementar os meios de produção É impossível
identificar teoricamente de forma definitiva qual a melhor
implementação dos equipamentos e das pessoas de modo a
maximizar a produção, para que haja um mínimo de tempos
improdutivos. E isto porque todas as empresas são diferentes
e trabalham em instalações diferentes. Frequentemente, as
instalações estavam adaptadas a um outro volume de produção
e também com equipamentos diferentes. À medida que a empresa
cresce altera-se o número de unidades produzidas além das
máquinas à disposição. Mas as instalações mantêm-se. Por
isso, o custo derivado da inadequação do local à produção
aumenta. O que é importante é entender que há sempre
melhorias a efetuar, que podem valer várias centenas de
contos em poupanças. Por vezes, a simples alteração do local
onde está situado um equipamento ou o armazém de peças, pode
ser o suficiente para melhorar substancialmente a
produtividade.
Assim, para melhorar a implementação, é necessário:
- Fazer um levantamento exaustivo de todas as tarefas
e subtarefas mesmo as mais pequenas, com os respectivos
durações
- Fazer um mapa das deslocações no interior da zona de
produção
- Envolver todos os que trabalham diretamente para
incluir as suas opiniões
- Redesenhar várias vezes a implementação até
encontrar a melhor possível
- Efetuar as mudanças necessárias o mais depressa
possível, fora das horas de laboração
- Avaliar as melhorias, medindo os novos tempos
Resolver os problemas de capacidade Não basta
introduzir fatores produtivos na empresa, tais como
mão-de-obra, matérias-primas e outros inputs. É
preciso saber qual é a capacidade máxima de produção. Assim,
grandes aumentos na produção podem não ser possíveis. As
limitações podem ser tanto as devidas ao espaço físico como
devido a estrangulamentos da produção num, determinada etapa
do processo produtivo. É preciso calcular quanto tempo
demora cada tarefa de modo a colocar o número de pessoas
adequado para que o fluxo de produção seja idêntico em todas
as fases do processo.
Existem cinco questões essenciais que devem ser avaliadas
para o cálculo da capacidade produtiva:
- Número de turnos de trabalho programados
- Política de pagamento das horas extraordinárias
- Dias de trabalho por período
- Número de trabalhadores disponíveis recorrendo, ou
não, à subcontratação de mão-de-obra
- Equipamento disponível
Além disso, será necessário saber qual o limite do processo
calculando, de forma teórica o que se passaria com a
mão-de-obra, os equipamentos e os outros serviços de apoio
se se estendem a produção ao máximo.
Algumas regras básicas Para gerir a produção de
forma eficaz, a elaboração de um manual operativo é
essencial. A extensão e a complexidade deste devem ser
proporcionais ao tamanho da unidade produtiva assim como a
sua capacidade. E isto porque os riscos de ruptura que
incorre uma empresa que fabrica várias centenas de unidades
diárias são obviamente superiores aos de uma que só produz
escassas dezenas ou menos. Em relação ao lay-out da
fábrica, existem duas regras de outro que não deve esquecer:
- A implementação dos equipamentos deve permitir um
fluxo coerente dos produtos em processo de fabricação;
deve-se assim evitar que um produto se desloque para a
frente e para trás.
- Todas as movimentações internas devem acrescentar
valor ao produto em fase de fabricação.
Bibliografia
- Courtois, A; Pillet, M e Martin, C; Gestão da
Produção; LIDEL - Edições Técnicas
- Costa, Horácio; Ribeiro, Pedro Correia; Criação e
Gestão de Micro-Empresas e Pequenos Negócios; LIDEL -
Edições Técnicas
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