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Como delegar
decisões eficazmente
Introdução
O gestor tipicamente latino gosta de dominar no trabalho.
Controlar tudo aquilo que se faz. E, por isso, é relutante
em delegar uma série de tarefas. Mas, na verdade, recusar-se
a delegar é uma armadilha na gestão do tempo. Não se manda a
secretária tirar fotocópias só por orgulho: esta tarefa ela
consegue fazer mas, em contrapartida, não pode redigir o
relatório que você precisa de preparar para o dia seguinte.
Lembre-se: é melhor pôr dez pessoas a trabalhar do que fazer
o trabalho de dez pessoas.
Princípios da delegação de decisões eficaz Há
alguns princípios básicos que um gestor de topo deve
respeitar para delegar com eficácia. São eles:
- Faça apenas o que só você pode fazer: Não
perca tempo com tarefas que pode delegar a outras
pessoas que estejam hierarquicamente abaixo de si.
- Não faça as tarefas associadas a um salário
mínimo: Uma empresa não ganha dinheiro se os seus
profissionais mais bem pagos passam grande parte do
tempo a caminhar para a máquina de fotocópias ou a
fechar envelopes. O executivo está a perder tempo e,
consequentemente, a empresa está a perder dinheiro.
- Não faça das tarefas da sua assistente uma
obrigação: Se gosta das tarefas da sua assistente,
como o carimbar recibos de pagamento, por exemplo, não
deixe de as fazer se forem um hobby divertido e
se o ajudarem a descontrair. Porém, assim que se tornam
uma obrigação, contrate alguém para fazê-las ou
delegue-as a quem as deveria efetivamente desempenhar.
- Há coisas que outros fazem muito melhor: Não
lhe passaria pela idéia arranjar os canos em casa, mesmo
que à partida não fosse difícil mudar uma torneira, por
exemplo. Com um livro de bricolage até se
divertiria, se tivesse algum jeito. Mas prefere
contratar um canalizador, a não ser que sempre tenha
ambicionado secretamente ser uma engenhocas em casa.
Também no emprego, precisa de arranjar pessoal
especializado para desempenhar determinadas funções
dentro dessa especialidade. É tão simples quanto isso
Decida quais as tarefas a manter e a delegar
Não pode delegar todas as tarefas, porém,
se fizer uma listagem das que você desempenha, certamente
chegará à conclusão que não é a única pessoa a poder
fazê-las. Saiba exatamente quais é que pode delegar e, mais
importante, quem é que tem qualificações para as desempenhar
tão bem quanto você.
Avalie e selecione as suas tarefas de acordo com o esquema
seguinte:
Tarefas a manter
Em geral, as tarefas que um gestor de topo deve manter
enquadram-se nas oito categorias seguintes:
- Liderança de projetos ou de organizações:
Liderar significa conduzir um grupo ou um projeto ao
sucesso. Dada a sua importância, normalmente não é
possível delegar o controlo dos processos.
- Criação de sistemas de recompensas:
Estabelecer e manter os níveis e tipos de recompensas
para cada categoria profissional dentro da empresas cabe
única e exclusivamente aos gestores.
- Verificação dos controlo de performance:
O controlo da execução das tarefas de cada empregado e a
verificação do cumprimento das regras de trabalho não
são tarefas operacionais dos gestores de topo mas dos
chefes de divisão. Porém, a verificação da eficácia dos
controles não pode ser delegada.
- Gestão dos recursos humanos: Deverá existir
um gestor de topo numa empresa com a responsabilidade de
controlar os assuntos relacionados com os recursos
humanos. Deve mostrar empenho pessoal no desempenho dos
subordinados e no sistema de avaliação e tomar decisões
delicadas e confidenciais sobre promoções, contratações
e despedimentos.
- Manter os relacionamentos com os clientes chave:
Um gestor nunca deve delegar completamente o
relacionamento com os principais clientes da empresa.
Desta forma, é mais fácil garantir a sua fidelidade.
- Delinear estratégias: Estabelecer objetivos e
meios para os atingir é uma tarefa exclusiva dos
gestores. A motivação dos subordinados que irão ajudar a
atingir as metas, também deverá estar a seu cargo.
- Assegurar uma boa comunicação interna: Um
gestor deve certificar-se pessoalmente da eficácia dos
canais de comunicação. A manutenção de um fluxo
constante de informações relevantes dentro da empresa
também é da sua responsabilidade.
- Avaliar os resultados: O gestor de topo
estabelece os objetivos e deve avaliar a evolução dos
resultados. Quando há desvios significativos, deve
entrar imediatamente em ação para corrigir os erros.
Tarefas a delegar
As tarefas mais óbvias de delegar, e as que geralmente
consomem mais tempo, são as de rotina. Mas podem surgir
outras áreas em que sócios ou subordinados sub-aproveitados
saibam fazer melhor. Lidar com reclamações ou comunicar más
notícias podem ser feitos por pessoas que possuem esse
talento escondido. Comece por identificar aquilo que melhor
sabe fazer, como o contacto com os clientes. E depois
delegue os assuntos que outros farão mais rapidamente ou sem
tanto prejuízo pela perda de tempo.Delegue por etapas
Depois de ter classificado as tarefas, chegou o momento de
as delegar. Rodear-se das melhores pessoas possíveis fará
com que nunca mais pense que é melhor fazer as coisas
sozinho. E poderá concluir que certas tarefas ficam melhor
do que se as tivesse, de fato, feito sozinho.
Uma delegação eficaz permitir-lhe-á aceitar projetos mais
ambiciosos do que poderia fazer isoladamente, repartir os
riscos e criar um espírito de equipa. Recomenda-se, no
entanto evitar o pau de dois bicos da delegação: se não
souber delegar, de fato, acabará por ter de retomar a
tarefa, perdendo tempo e talvez ficando com um inimigo.
Em seguida, apresentam-se as principais etapas da delegação
de funções:
Etapa 1 - Escolha as pessoas certas
Delegue nos subordinados que sabe que podem aceitar
responsabilidades. Nem todas as pessoas conseguem fazê-lo.
Escolha-as cuidadosamente e assegure-se de que são
competentes, empreendedoras, proativas e de preferência
(ainda) melhor organizadas do que o chefe, para além de não
recearem novos desafios.
Etapa 2 - Avalie as competências dos
subordinados
Delegue em função das competências e interesse das pessoas,
adequando-as à tarefa.
Etapa 3 - Aproveite a curva de
aprendizagem
Não esqueça a realidade da curva da aprendizagem: a primeira
tarefa delegada pode não correr da melhor forma. Não caia na
tentação de pegar no assunto por si antes de avaliar o tempo
que pode poupar a longo prazo se a pessoa aprender sozinha.
Etapa 4 - Comece por delegar tarefas
menos importantes
Reduza os riscos delegando tarefas menores de início: limita
os estragos em caso de fracasso e ajuda a construir a
auto-estima da pessoa que assumiu aquela responsabilidade.
Etapa 5 - Informe as pessoas das razões
da tarefa
Não se limite a explicar apenas o que é que elas devem
fazer. Quando as pessoas percebem como se enquadra o seu
trabalho no processo, podem reagir melhor quando as coisas
correm mal ou quando você não está presente e inovarem.
Prepare-se para receber novas idéias sobre as tarefas. Um
cunho pessoal poderá mesmo trazer inovações. Ouça as
sugestões mesmo que não tenha intenção de segui-las.
Etapa 6 - Comunique com clareza
Comunique de forma a ter a certeza que passou corretamente a
informação relativa ao que é preciso fazer. Pode mesmo pedir
que lhe repitam as instruções: ficará surpreendida com o que
pode ouvir.
Etapa 7 - Registre as tarefas que delegou
e a quem
Faça uma lista de tudo o que delegou e a quem, e vá anotando
os progressos. Peça sugestões de prazos para o cumprimento
das tarefas e diga se tem urgência. Algumas pessoas pegam no
telefone ou na caneta minutos depois de lhes entregarem a
tarefa, outras só pegam no assunto no dia seguinte: descubra
com quem está a lidar.
Etapa 8 - Dê importância a qualquer
tarefa
Diga sempre à pessoa que é a melhor possível para a tarefa.
Mesmo que se trate de grifar relatórios, diga que o trabalho
deve ficar com um aspecto "de primeira qualidade".
Etapa 9 - Garanta as condições
necessárias ao desempenho das tarefas
Forneça a formação necessária às pessoas para desempenharem
as tarefas que lhes foram confiadas ou conceda o tempo e
recursos necessários para que a pessoa aprenda.
Etapa 10 - Procure delegar uma tarefa
completa
As linhas de montagem automóvel, por exemplo, passaram de
uma divisão de tarefas por porcas e parafusos para equipas
que construíam o carro quase de raíz. A margem de erros
diminuiu drasticamente.
Conclusão
Em suma, existem dois segredos importantes na delegação:
- Fazer com que as pessoas a quem delega reforcem a
sua auto-estima: Se souber agradecer e não se
importar muito com quem fica com os louros, não haverá
limites para os desafios que a empresa possa enfrentar.
- Determinar a escala ideal de delegação:
Alguns gurus consideram que só se pode delegar com
eficácia a um grupo de oito a 14 pessoas. Cada unidade
destas poderá, por sua vez, delegar a oito a 14 pessoas.
É a dimensão considerada ideal para informar, dar
formação e manter motivada. Com este princípio, pode-se
gerir uma empresa com milhares de pessoas...
Bibliografia
- Roesch, Roberta; The Working Woman's Guide to
Managing Time; McGraw-Hill; 1998.
- Heller, Robert; Como Delegar Responsabilidades;
Editora Civilização; 1998.
Referências
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