|
Como preparar
e gerir uma reunião
Introdução
Há formas de tirar o melhor partido das reuniões. Um dos
segredos é levar os participantes a darem o seu contributo e
participarem ativamente no cumprimento dos objetivos do
encontro. Isto porque quando as reuniões não correm bem, os
participantes consideram que o gestor não é um bom moderador
e podem pôr em causa as suas qualidades como chefe de
equipa. É o líder que deve estabelecer a ordem do dia e
dá-la a conhecer antecipadamente e fazer com que os
participantes não cheguem de mãos a abanar, sem se terem
preparado previamente
Abordagem evolutiva das reuniões Atualmente,
considera-se que as reuniões devem ser menos freqüentes e
mais curtas, sendo mais produtivas. Algumas teorias adotam
uma abordagem evolutiva do grupo de trabalho ao longo das
reuniões, que passa pelas seguintes etapas:
- Infância: Representa o momento em que os
participantes estão juntos pela primeira vez. É preciso
enunciar claramente as regras a respeitar, nomeadamente:
a pontualidade, o tipo de preparação necessária e como
se pretende que o encontro se desenrole.
- Adolescência: Na adolescência, os
participantes exaltam-se. É neste período que o
moderador deve reforçar o controlo e canalizar a energia
dos participantes para áreas específicas. Mais tarde, a
reunião passa por uma fase adulta em que o animador se
torna apenas um facilitador.
- Maturidade: Quando o grupo se reúne
regularmente, a reunião entra rapidamente num período de
maturidade, em que, na teoria, o animador já não é
indispensável. Os participantes conhecem-se bem, estão
habituados a terem reuniões juntos e o clima gerado é de
menos tensão
Como realizar uma reunião de sucesso
Considera-se que uma hora de reunião exige três horas de
preparação. E durante os cinco primeiros minutos, a
audiência julga o animador: se for bom, vão participar mais
ativamente, caso contrário, considerarão que estão a perder
o seu tempo e pensarão que é inútil participar na discussão.
As fases seguintes foram testadas por especialistas como as
mais eficazes para realizar a reunião perfeita.
Antes da reunião Para quem convoca a reunião, ela
não começa apenas quando todos os participantes estão
reunidos numa sala. Há que preparar tudo antecipadamente
para que nada falhe no momento certo. Eis as tarefas que
deverá cumprir antes da reunião:
Fazer um plano
Construa um plano objetivo para as reuniões. Estabeleça uma
agenda respondendo às seguintes perguntas:
- Qual é o objetivo da reunião? Pretende fornecer
informações à equipa ou comunicar uma decisão? Precisa
de opiniões sobre um assunto ou ajuda para resolver um
problema?
- Qual é o resultado esperado da reunião? Pense no
assunto como uma frase do tipo: "Quero que as pessoas
saiam depois de perceberem a nova política, para que
aprovem o orçamento necessário" ou "Preciso de uma lista
de recomendações para poder tomar uma decisão sobre o
problema X".
- A reunião é a melhor forma de ocupar o tempo das
pessoas para atingir os objetivos propostos ou existem
meios mais adequados (telefone, e-mail, etc.)?.
- Quem precisa de estar presente? Como preparar a
informação para as pessoas que não precisam de estar
presentes?
Divulgar o plano da reunião
Depois de responder a estas perguntas e estabelecer uma
agenda, é preciso divulgar o plano com antecedência,
incluindo:
- Hora da reunião;
- Local;
- Objetivos e assuntos a serem discutidos;
- Resultados esperados;
- Preparação necessária por parte de cada um dos
participantes.
Antecipar o que pode correr mal
Mais vale prevenir - com algum tempo passado no planejamento
- do que remediar - devido a horas de má preparação ou à
falta dela. A maior parte daquilo que corre mal nas reuniões
deve-se a mal entendidos face aos objetivos ou a receios
provocados por uma falta de clareza na sua apresentação
prévia a todos os participantes. Para evitar que isto
aconteça:
- Melhore o seu planejamento: Não deixe de
pedir a ajuda aos outros participantes ou até a colegas
seus que estejam mais familiarizados com o processo de
planejamento e condução de reuniões.
- Tente reunir consenso: Consiga o consenso
sobre regras básicas para que todos apóiem as tarefas
programadas e não se dispersem.
- Defina o tempo de intervenção: Para que não
seja mal entendido se tiver que interromper um
participante que está a tentar monopolizar o tempo de
conversa, no início da reunião, pode anunciar o tempo
médio de intervenção da cada pessoa.
Durante a reunião
Chegado o momento de lançar os temas em discussão, não
"largue as rédeas" nem deixe que ela se comece a desenrolar
para assuntos e áreas indesejadas e irrelevantes. Controle
cada momento. Em seguida, são apresentadas as regras que
deverá cumprir durante a reunião e as formas como deverá
lidar com os comportamentos dos vários participantes.
Cumpra as regras
São normas simples, mas que o farão sentir-se mais
confortável na sua função e que o farão passar uma imagem
mais profissional.
- Utilizar uma agenda: A agenda será uma linha
de orientação durante o desenrolar da reunião. Pode
utilizá-la como um guia, anunciando quando se estão a
aproximar dos pontos de transição durante a reunião,
riscando os pontos que já foram discutidos.
- Ter o material certo à mão: O ideal é colocar
na mesa em frente ao lugar de cada participante uma
folha com a ordem de trabalhos e um bloco onde eles
poderão tirar notas. Enquanto decorre a reunião,
utilize, por exemplo um bloco de folhas gigantes, onde
alguém irá escrevendo os pontos em discussão, de forma
clara e de maneira a que todos os participantes os
possam ver. Desta forma, manterá a informação à
disposição de todos, promoverá o debate e transmitirá
auto-confiança aos participantes.
- Evitar a dispersão: Se for o líder ou
moderador da reunião, esteja atento à discussão e volte
aos pontos essenciais sempre que nota que há dispersão
entre os participantes. O importante é procurar os
pontos de consenso, pontos já percebidos e pontos-chave,
perdendo o tempo necessário para clarificar
mal-entendidos antes de passar para a frente. Eleja ou
peça a um voluntário para ir registrando as opções
apresentadas e os consensos. Termine a reunião com um
resumo das conclusões e especificando as etapas
seguintes.
- Rotatividade de funções: Poderá estabelecer
um sistema rotativo em que um participante fica
encarregue de tomar notas sobre a reunião.
Controle os comportamentos
O papel do facilitador ou moderador de uma reunião
também passa por saber controlar comportamentos. A
agressividade, falta de atenção ou a simples timidez dos
participantes perturbam as reuniões e a sua eficácia. Em
seguida, são apresentados os principais tipos de pessoas
que poderá ter numa reunião e algumas técnicas de
intervenção que permitem dissipar a tensão:
- Os agressivos: Alguns quadros tentam tomar o
lugar do animador, agredindo-o para afirmar a sua
autoridade: "Estamos a perder tempo. Só há uma solução
possível(...)Vamos mas é fazer isto(...)" A melhor
estratégia é aliar-se a eles, valorizando-os, por
exemplo: "Deixe-me interrompê-lo um minuto: é óbvio que
domina o assunto. Mas como sabe, não é o caso de todos
os que estão aqui. Seria por isso útil ouvir os outros
participantes".
- Os que estão distraídos: Se houver muitas
conversas periféricas, convide as pessoas a partilharem
os seus pontos de vista com os outros participantes.
Quando todos falam com o vizinho, o melhor é levantar-se
e escrever no quadro um resumo dos pontos discutidos.
Ver o animador a escrever capta a atenção do grupo que
acaba por sossegar.
- Os que monopolizam: Os participantes que
monopolizam a discussão ou falam muito tempo podem ser
interrompidos numa pausa do seu discurso. Como? O
animador resume a intervenção e relança o debate no
grupo.
- Os tímidos: Os participantes mais tímidos
podem ser solicitados sobre um assunto que já discutiram
em privado com o animador. Como conhecem o tema, ganham
confiança com esta solicitação e podem opinar sobre
outros pontos.
Após a reunião
Se acabou a reunião nos prazos previstos, ganhará o respeito
dos participantes. E conquistá-los-á ainda mais pela
positiva se lhes enviar rapidamente o feedback da
reunião. Faça circular os resultados e as principais
conclusões rapidamente, com as decisões, as próximas etapas
e a próxima reunião com dia e hora marcadas.
Bibliografia
- Hindle, Tim; Organiser une réunion, Mango
Pratique; 1998.
- Butler, Ava S.; TeamThink; McGraw-Hill, 1996.
Referências
- Harvard Management Communication Letter -The
Effective Meeting: A Checklist for Success;
www.hbsp.harvard.edu
|
