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Plano de
Comunicação Interna
Introdução
A comunicação interna existe sempre, mesmo que a sua
empresa nunca tenha definido uma política de comunicação. As
conversas de corredores ou durante a pausa para café são um
espaço privilegiado para a comunicação interna. A diferença
é que uma política de comunicação interna é uma forma eficaz
de combater rumores, estimular o envolvimento dos seus
empregados nos projetos da empresa e instaurar um clima de
confiança.
Fazer o diagnóstico interno Não se esqueça que,
comunicar é antes de tudo, ouvir. Para conhecer as
percepções e expectativas dos empregados, escute-os. Ao
fazer isto, está a executar o diagnóstico da sua empresa e
simultaneamente a valorizar os seus empregados.
Antes de avançar com o plano de comunicação interna, deve
procurar conhecer o estado social da sua empresa:
- Saiba quais são as expectativas dos seus empregados
em relação à empresa e ao seu futuro no seio desta
- Analise se a política interna tem sido coerente com
a política geral da empresa e a sua cultura
- Se o tipo de veículos de informação que têm sido
utilizados para a comunicação interna estão adequados
aos alvos ou se nem sequer existem
O diagnóstico interno pode se realizado através um
questionário claro, neutral, lógico e progressivo (sempre do
geral para o particular). Este tipo de ação é mais fácil de
executar numa pequena empresa, mas para estruturas com mais
de 200 empregados é preferível optar por um sistema de
amostragem representativa segundo o método de quotas. A
amostragem deve ser composta no mínimo por 60 pessoas e
representar a população de conjunto em termos de sector,
cargo, idade e sexo. O documento deve ser curto e
pedagógico.
As visitas aos sectores da empresa permitem a apreensão de
algumas situações e as entrevistas, em ambiente formal,
dirigidas pelo responsável de comunicação ou de uma
consultora externa, são outros meios de executar o
diagnóstico interno.
A postura da direção no que refere à comunicação interna
também é um foco de análise, nomeadamente nas seguintes
questões:
- Qual o papel da direção na transparência da
informação?
- As chefias têm um papel importante na divulgação da
informação?
- A direção apóia claramente as chefias nesta ação?
- As intenções expressas são alteradas na gestão do
dia-a-dia?
Por último, é importante perceber qual a identificação da
cultura da empresa e de que modo ela é percebida por todos
os colaboradores internos. A história, as atividades, os
valores e os sinais que a identificam, tornam a cultura de
cada empresa única e toda a sua comunicação deve
transmiti-la.
Após a análise, os resultados devem ser apresentados à
equipa que vai desenvolver o plano de comunicação
Organizar o plano de comunicação A partir do
diagnóstico interno devem ser identificados os pontos fortes
e fracos da atual política de comunicação, da cultura da
empresa, as percepções e perspectivas dos empregados.
Identificados estes aspectos, a direção deve reunir-se com a
equipa para definir de forma participativa os objetivos da
comunicação interna.
A identificação dos alvos da comunicação interna é essencial
para o sucesso deste projeto. Lembre-se que a sua empresa é
constituída por várias pessoas e grupos. Quando transmite
uma mensagem é fundamental definir a quem se dirige. Por
exemplo, se pretende comunicar com um grupo de funcionários
com um nível de instrução muito baixa, não terá sucesso se o
fizer utilizando uma linguagem complicada.
Só depois se partirá para a definição dos objetivos da
política de comunicação interna e será a partir daqui que
deverá estudar os meios a utilizar no plano de comunicação.
Na definição dos objetivos é preciso não esquecer que para
ser facilmente executável, a política de comunicação deve
ser:
- Transparente: não pode existir uma situação
de secretismo
- Simples: para ser de fácil execução
- Realista: porque caso não seja reconhecida,
dificilmente será aceite
O plano de comunicação só terá sucesso se houver um
compromisso real por parte da direção e se os meios
escolhidos forem adequados aos seus objetivos e públicos.
É importante definir quem é que vai dirigir este plano de
comunicação. Nas grandes organizações é cada vez mais comum
o cargo de diretor de comunicação. Em empresas de menor
dimensão o cargo não existe e a situação de quem será
responsável é menos clara. Muitas vezes, as funções acabam
por ser desempenhadas pelo departamento de marketing
ou de recursos humanos ou por um dos administradores. Outra
hipótese é recorrer a uma agência de comunicação que apóie a
empresa nesta área.
A administração tem de definir um orçamento para a
comunicação interna, cabendo ao responsável pela gestão do
plano apresentar para aprovação um caderno de encargos para
cada uma das ações que pretende desenvolverConhecer as
ferramentas para comunicar com eficiência Definidos
os objetivos do plano de comunicação, cabe ao responsável
pela gestão do plano, identificar os suportes mais eficazes
para tornar a comunicação uma ferramenta do dia-a-dia.
A definição dos meios depende da dimensão da empresa e do
orçamento que foi disponibilizado para a execução do plano
de comunicação. Podem ser utilizados:
- Meios orais
- Meios escritos
- Meios audiovisuais
- Novas tecnologias
Pese as vantagens e dos custos, antes de definir aquele que
considera melhor para a sua empresa ou para responder a uma
determinada situação:
- Reunião
- Vantagens: É um dos meios mais eficazes para
comunicar de forma ativa nas PME. É imediato e
transmite informação de referência.
- Desvantagens: Excesso de reuniões acaba por
provocar desinteresse.
- Nota de serviço
- Vantagens: Transmite uma informação muito
precisa. Envolve as chefias e permite uma
comunicação mais dirigida.
- Desvantagens: Custo de redação e reprodução.
- Flash de informação
- Vantagens: Ideal para dar a conhecer um
resultado ou uma mudança.
- Desvantagens: Reprodução.
- Placar
- Vantagens: Simples, fácil gestão e adequado para
todo tipo de mensagens. Indicado para informar
aspectos legais e ações da empresa.
- Desvantagens: Custo variável (depende se utiliza
designers ou placares luminosos por exemplo).
- Folheto
- Vantagens: Dá a conhecer as novidades da empresa
e todas as ações. Chega a toda equipa.
- Desvantagens: Dispendioso.
- Manual de acolhimento
- Vantagens: Apresentação da empresa e dos seus
procedimentos. Facilita a integração.
- Desvantagens: Leva tempo a sistematizar.
- Carta ao pessoal
- Vantagens: Documento assinado pelo administrador
ou diretor focando aspectos importantes da vida da
empresa. Dirigida e personalizada. Eficiente no
combate aos rumores.
- Desvantagens: Pode ter interpretações erradas,
se não for objetiva.
- Inquéritos
- Vantagens: Diagnóstico do clima da empresa.
Permite a expressão das opiniões dos colaboradores.
- Desvantagens: Tempo na realização e análise.
- Caixa de sugestões
- Vantagens: Encoraja o espírito de iniciativa, a
criatividade e a participação. Possibilidade de
todos os colaboradores darem sugestões.
- Desvantagens: Custo da aquisição da caixa e
consulta das sugestões regularmente.
- Jornal da empresa
- Vantagens: Pode ser distribuído na empresa e
para o domicílio de todos os colaboradores.
Considerado por muitos como um canal de comunicação
interno de referência. Numa PME, a sua dimensão pode
não justificar, sobretudo pelos encargos
financeiros. Mas, uma versão "caseira" de algumas
folhas A4 com notícias, fotocopiadas e distribuídas
na empresa, já é possível fazer. O mais importante é
quem escreve e a capacidade que tem de captar a
atenção dos leitores.
- Desvantagens: Dispendioso. Envolvimento de
recursos humanos especializados (jornalistas ou
assessor de imprensa). Tempo de redação, paginação,
impressão e distribuição.
- Intranet
- Vantagens: Adapta-se facilmente a empresas de
pequenas, médias e grandes dimensões. Permite a
circulação rápida de informação e pode facilitar os
processos burocráticos. Uma ferramenta do século
XXI.
- Desvantagens: Variam consoante o grau de
informatização da empresa.
- E-mail
- Vantagens: É uma ferramenta que pode ser
utilizada por empresas de várias dimensões,
sobretudo por aquelas que não têm uma Intranet. É um
meio rápido e barato de envio de uma newsletter
interna ou uma informação flash.
- Desvantagens: É necessário a existência de um
programa informático que permita o acesso a toda a
empresa.
Bibliografia
- Almeida, Vítor; A Comunicação Interna na Empresa;
Práxis
- Béon, Philippe; Como Desenvolver a Comunicação na
Empresa; Publicações Europa-América
Referências
- APECOM (Associação Portuguesa das Empresas de
Conselho em Comunicação e Relações Públicas);www.apecom.pt
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