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Seis Sigma
Introdução
Foi nos anos 80, na empresa americana Motorola,
confrontada com uma forte perda de competitividade dos seus
produtos, que começou a implementação da estratégia dos seis
sigma. Inspirada em técnicas de gestão japonesas, o objetivo
é, numa primeira aproximação, conseguir diminuir o número de
peças defeituosas. Isto é feito sem recorrer a nova
tecnologia nem a novos trabalhadores. É tudo uma questão de
gestão eficaz.
Conhecer o conceito A estratégia dos Seis Sigma
é uma forma de conseguir a implementação eficaz de
conceituados técnicas e princípios de qualidade. O objetivo
principal desta estratégia pode ser definido de uma forma
simples: conseguir zero erros em todo o desempenho da gestão
na empresa. A idéia é assim obter um nível mínimo, próximo
de zero, ao nível das falhas da produção. Convêm recordar
que os outputs defeituosos representam perdas para a
empresa a vários níveis:
- O produto não se vende, não gera receitas;
- A sua fabricação ocupou recursos materiais e humanos
que é preciso pagar
- Durante o processo de fabricação, impediu a produção
de produtos em bom estado (custo de oportunidade);
- É preciso desmontá-lo ou desfazer-se dele o que
também implica custos.
Apesar do Seis Sigma ser claramente uma ferramenta de gestão
orientada para a qualidade, esta não implica a complexidade
que acompanha sempre um processo de TQM - Total Quality
Management. Para aplicar esta técnica com sucesso é
necessário definir três conceitos: dois tipos de qualidade e
o desperdício (waste):
- Qualidade potencial: Valor acrescentado máximo
possível por cada unidade de output
- Qualidade real: Valor acrescentado atual por cada
unidade de output.
- O desperdício é a diferença entre estes dois
valores.
- Assim, a finalidade da implementação de uma
estratégia dos Seis Sigma é reduzir o desperdício ao
mínimo, ajudando as empresas a produzir mais rapidamente
bens e serviços melhores e envolvendo menos custos.
Genericamente, concentra-se em três áreas:
- Prevenção de defeitos;
- Redução do ciclo produtivo;
- Redução de custos.
Formar Qualquer melhoria de desempenho deve ter
início na gestão de topo e envolve, neste primeiro passo,
várias fases. A saber:
- Ensinar os responsáveis da empresa a compreender e
utilizar os princípios e ferramentas necessários para o
sucesso
- Implementar uma estrutura de gestão para suportar o
Seis Sigma
- Cultivar um ambiente aberto à inovação e à
criatividade
- Reduzindo níveis hierárquicos
- Eliminando barreiras burocráticas à experiência
e à mudança
- Tornando mais fácil tentar novas soluções
Neste ponto entram em ação três séries de pessoas-chave,
definidas no processo. São elas:
- Líder máximo: sendo esta uma estratégia
top-down, do topo para a base, o empenho do líder
máximo da organização é ponto essencial para todo o
processo. Ele tem que ser o maior entusiasta desta
estratégia.
- Campeões e patrocinadores: Os campeões são
gestores de topo que compreendem bem o conceito,
aplicam-no no seu dia-a-dia, comunicam a mensagem
permanentemente no seio da organização. São os máximos
responsáveis pela introdução desta estratégia na
empresa. Os patrocinadores são os donos dos vários
processos, na terminologia clássica de gestão.
- Mestre cinturão negro: É quem fornece a
liderança técnica do programa Seis Sigma, devendo ter
bons conhecimentos ao nível das técnicas estatísticas e
da teoria matemática que a suporta.
Desenvolver métodos rigorosos Neste passo,
desenvolvem-se sistemas para estabelecer uma comunicação
estreita com os parceiros de negócio: clientes.
Fornecedores, e colaboradores. Isto implica a existência de
métodos muito rigorosos para obter e avaliar as
contribuições de todos os parceiros. Aqui são identificados
quais os obstáculos para o sucesso. Estes podem dever-se
- À cultura da empresa
- Às políticas da empresa
- Aos processos e burocracia da empresa
Trata-se de definir os objetivos da melhoria. Ao mais alto
nível da empresa, estes objetivos fundem-se com os próprios
objetivos definidos para a organização como um todo, como um
aumento de x% de quota de mercado ou de volume de vendas ou
ainda de ROI. Ao nível operacional, um objetivo pode ser o
de aumentar a produção de determinada unidade ou
departamento sem redução da qualidade, entende-se. Ao nível
do projeto, um objetivo pode ser também ser o aumento do
output e/ou reduzir o número de pecas defeituosas. De
referir que os métodos de data mining são muito úteis para
identificar oportunidade de melhoria na organização. Mas
qualquer gestor atento consegue descobrir quais são os
pontos a melhorar.Treinar os colaboradores
Depois de identificar com precisão as necessidades de
formação de cada indivíduo ou grupo de indivíduos na
organização, é necessário fornecer os níveis adequados de
liderança. A formação abarca as ferramentas, as técnicas mas
também a filosofia dos sistemas de melhoria. Entram aqui em
ação as outras categorias de pessoas-chave. A saber:
- Cinturões negros: Líderes ao nível
operacional, devem ter uma boa imagem dentro da empresa
e ter alguns conhecimentos de estatística e de
informática.
- Cinturões verdes: São os líderes dos vários
projetos, que devem formar as equipas que colocarão em
prática as ações identificadas
Definir processos e indicadores
Define-se o quadro para a melhoria contínua de processos
assim como um conjunto de indicadores para monitorar os
progressos ao nível dos objetivos estratégicos e dos
processos-base da gestão, entre outros.
Trata-se de medir o sistema atual. Para esse efeito é
indispensável escolher quais os parâmetros a utilizar de
forma a poder avaliar e medir os progressos no sentido dos
objetivos definidos anteriormente. Impõe-se nesta altura uma
análise descritiva dos parâmetros disponíveis para
compreender bem o que eles significam.
Escolher processos a melhorar
Os processos que devem ser revistos são escolhidos tanto
pela gestão de topo como por pessoas ligadas ao processo a
todos os níveis. A estratégia dos Seis Sigma leva à melhoria
do desempenho da gestão mas esta melhoria tem que ser
traduzida em resultados financeiros mensuráveis, o que
implica um bom conhecimento dos constrangimentos da empresa.
Neste ponto é preciso utilizar os dados recolhidos
previamente para identificar modos de eliminar a distância
entre o desempenho atual e o objetivo pretendido. Para este
trabalho são necessários bons conhecimentos matemáticos já
que, aqui, se utilizam alguns métodos estatísticos para
avaliar de forma rigorosa as discrepâncias.
Levar a cabo os projetos É a fase de
implementação no terreno, quando as ações são levadas a cabo
por todos aqueles a quem dizem respeito sob a supervisão dos
responsáveis. Podem-se definir duas etapas:
- Melhoria: É aqui que se trata de melhorar, de
fato, o sistema. Alguma dose de criatividade, apoiada
nos números, é necessária para descobrir novas de fazer
o mesmo mas melhor, mais depressa e mais barato. As
técnicas de gestão de projeto, assim como outros métodos
de planificação e gestão, devem ser utilizadas para
implementar a nova abordagem. Além disso, a melhoria
deve ser medida por meio de instrumentos estatísticos.
- Controlo: Uma vez que o novo modelo está a
funcionar - bem - é preciso efetuar mudanças em outras
áreas da empresa para que a nova forma de fazer se
institucionalize na empresa. Nomeadamente:
- Escrever um manual de processos novo
- Dar formação ao pessoal
- Alterar sistemas de incentivo e de recompensas
- Fazer nova orçamentação
- Alterar políticas da empresa
- Etc.
Bibliografia
- Pyzdec, Thomas; The Six Sigma Handbook; McGraw Hill;
2000
- Pande, Pete; Halpp, Larry; Pande, Peter S.; What is
Six Sigma?; McGraw Hill; 2001
- Arthur, Lowell Jay; Arthur, Jay; Six Sigma
Simplified; LifeStar; 2000
Referências
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